Машиночитаемая доверенность

МЧД – машиночитаемая доверенность. Доверенность в электронной форме специального формата, информация в которой (доверитель, поверенный, срок действия, полномочия и т.д.) представлена в машиночитаемом виде, для того чтобы различные информационные системы могли обрабатывать указанные сведения без участия человека.

Таким документами являются Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в частности Статья 17.5. «Оформление доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи», а также ряд пунктов статей 17.2 и 17.3.
Организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены МЧД устанавливаются Правительством Российской Федерации, в частности, Постановления Правительства РФ от 21.02.2022 N 222, 223, 224.

Как правило, это 2 файла: один в формате *.xml – непосредственно сведения доверенности, второй файл *.sig – отсоединенная (открепленная) квалифицированная электронная подпись доверителя.

Для понимания этого вопроса сначала разберем какие бывают квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи:
Сертификат на руководителя юридического лица, имеющего право действовать без доверенности от имени юридического лица (с указанием реквизитов организации – адреса, ОГРН, ИНН ЮЛ), а также сертификат на индивидуального предпринимателя (с указанием ОГРНИП). Такие сертификаты выдаются ФНС России и не требуют применения МЧД – указанные лица имеют право действовать от имени организации/ИП без доверенности.
Сертификат на сотрудника юридического лица, не имеющего право действовать без доверенности от имени юридического лица (с указанием реквизитов организации – адреса, ОГРН, ИНН ЮЛ). Такие сертификаты выдаются коммерческими аккредитованными удостоверяющими центрами (до 31.08.2023), но тоже не требуют применения МЧД. При этом полномочия указанных лиц в правоотношениях проверяются иными средствами, например обычной бумажной доверенностью.
Сертификат на физическое лицо (с указанием исключительно сведений об этом физическом лице – ФИО, СНИЛС, ИНН). В правоотношениях от имени третьих лиц с использованием такого сертификата требуется МЧД или иное подтверждение полномочий этого физического лица действовать от имени третьих лиц.
Например, сотрудник юридического лица подписал УПД квалифицированной электронной подписью с использованием сертификата физического лица (в котором не содержится указания на юридическое лицо, сотрудником которого он является). В этом случает к УПД прикладывается МЧД или иная форма документа, подтверждающая полномочия физического лица-подписанта действовать от имени юридического лица.

На руководителей юридических лиц, указанных в ЕГРЮЛ в качестве лиц, имеющих право действовать без доверенности, МЧД не требуется. Индивидуальный предприниматель имеет право действовать от своего имени без доверенности в силу своего статуса.

Руководитель организации или предприниматель не всегда лично занимаются рутинными бизнес-процессами и ставят подписи под бумагами. Как правило, определенные полномочия делегируются персоналу или сторонним специалистам. Все предоставляемые полномочия подкрепляются документом – доверенностью. В ЭДО передача полномочий осуществляется в электронном виде, для чего и нужно оформить МЧД, сфера использования которой с каждым днем расширяется. Данный документ необходим при ЭДО как с госорганами, так и с контрагентами.
С помощью машиночитаемой доверенности можно подписывать электронные документы от лица директора предприятия. Использование МЧД дает возможность подтверждать полномочия представителя. КЭП и МЧД наделяют работника полномочиями для обмена документацией от имени фирмы. Воспользовавшись ими, сотрудник может заверять документы, работать на ЕГАИС, подавать ДТ в ФТС, подписывать договоры, сдавать отчетность в госорганы, вести ЭДО с контрагентами и многое другое.
Переход на МЧД обеспечивает безопасность, поскольку только первое лицо компании способно наделить конкретного сотрудника определенными правами. Наличие такой доверенности значительно ускоряет процесс сдачи отчетности и подписания документов, всю документацию можно предоставить онлайн. Она универсальна, отправляется в электронном виде, подходит для операторов ЭДО, налоговой и пр.
Таким образом, подытожим, доверенность используется в следующих случаях:

• участие в торгах;
• представительство в суде;
• сдача отчетов в цифровом формате госорганам контроля;
• заключение сделок;
• получение документов;
• направление запросов от имени ИП, предприятия;
• представление интересов во взаимоотношениях с контрагентами и госорганами власти.

Требования к формату МЧД определены Приказом Минцифры РФ. Данный документ вступил в силу с 01.01. 2022 г. А порядок использования определяется Постановлениями Правительства 223-224

1. ИП или директор компании должны подписать МЧД своей КЭП.
2. Формат МЧД – XML. Все МЧД должны быть размещены в систему хранения, которая обязана передать информацию об этом в единый реестр информации о МЧД.
3. Сервис, где хранится МЧД, должен иметь возможность отменить ее. Это вправе выполнить ИП или первое лицо организации.

Существует два способа использования МЧД. Сотрудник предприятия может:

1. Отправить машиночитаемую доверенность в виде файлов (xml+sig) вместе с электронным пакетом документации. Для этого нужно отыскать МЧД в архиве системы и добавить к подписанным документам.
2. Указать номер МЧД, если документ находится в сторонней системе хранения. Получатель введет номер и дополнительные параметры и узнает всю необходимую информацию. Например, полномочия специалиста, срок действия МЧД.